Profesjonalnie pracująca recepcja, profesjonalnie funkcjonujący sekretariat, dają szansę na zdobycie punktów u kontrahenta już od drzwi. Szansę na wywarcie pierwszego wrażenia mamy jedną. Najlepiej kiedy wrażenie jest pozytywne. Zazwyczaj miejscem, gdzie firma może wywrzeć dobre pierwsze wrażenie na klientach lub kontrahentach, czyli miejscem pierwszego kontaktu, jest recepcja, czasem sekretariat. Jeżeli zatrudnieni tam pracownicy są profesjonalistami, a praca jest dobrze zorganizowana, firma zyskuje dobrą opinie.
Korzyści dla klienta:
- Możliwość skupienia się na podstawowej działalności
- Profesjonalny wizerunek firmy
- Odciążenie specjalistów ds. administracji i HR
- Organizacja pracowników do pracy na zastępstwa staje się naszym zadaniem
- Możliwość zredukowania ilości pracowników etatowych
- Usprawnienie pracy recepcji
- Wysoki poziom obsługi klientów i VIP-ów
Do głównych zadań naszych pracowników recepcji należą:
- reprezentacja firmy
- sprawny obieg dokumentów
- przyjmowanie rozmów telefonicznych
- profesjonalny pierwszy kontakt z Klientem
- radzenie sobie w sytuacjach trudnych i stresowych
- ewidencja i wysyłka poczty kurierskiej i faksowej
- ewidencja korespondencji wchodzącej i wychodzącej
- przyjmowanie i obsługa gości w firmie wg zasad savoir-vivre
- umiejętność efektywnego prowadzenia rozmowy w celu szybkiej wymiany informacji
- profesjonalne zachowanie (dyplomacja i takt)
